Hogyan lehet 90 perces unalmas, lélekölő és agytompító üldögélés helyett olyan hatékony, produktív és hasznos tanácskozást megtartani, ami mindössze 15 percet vesz el a munkaidőből? Erről Phil La Duke, az entrepreneur.com szerzője oszt meg néhány tippet. Az üzleti kapcsolatépítésre szakosodott BNI Magyarország ajánlotta figyelmünkbe az anyagot, amelyet néhány meglátásunkkal egészítettünk ki.

1. Írj ki rövid megbeszélést

Hol van az megírva, hogy egy megbeszéléshez egy óra kell? Vagy kettő? Vagy még több, de azt talán senki nem gondolhatja komolyan… Jó módszer a tárgyalás lerövidítésére az, ha már alapból csak fél órát hirdetsz meg, így kevesebb értékes idő fecsérlődik el, és a lényegre kerül a hangsúly.

2. Legyen egyértelmű a téma, és a munkatársak is legyenek képben

Nagyon gyakran előfordul az, hogy úgy megyünk be a megbeszélésre, hogy nem tudjuk pontosan mit is kell megbeszélni. Hogy ne menjen idő azzal, hogy ezt tisztázzuk, egyértelműen fogalmazd meg miről kell beszélni és mi is fog történni, amikor beütemezed a meetinget, így egyből a dolgok közepébe tudsz majd csapni.

3. 9.00 helyett 9.07-es kezdési időpontot

Ne büntessük azokat, akik pontosak! Ha valaki nem ér oda a megbeszélt időre, akkor kezdjetek nélküle. Jó trükk arra, hogy mindenkit időbe beterelj a tárgyalóba, ha egy rendhagyó időpontot adsz meg (pl. 9:00 helyett 9:07), így a munkatársak tudatosan, vagy tudat alatt, de jobban oda fognak figyelni, hogy ott legyenek kezdésre.

4. Ne adj teret a Parkinson-hatásnak

Parkinson-hatásnak nevezzük azt a jelenséget, amikor egy bizonyos feladat elhúzódik csak azért, hogy kitöltse a neki kijelölt időtartamot. Más szóval, ha 15 percnyi anyag van, amit meg kell vitatni, de ettől függetlenül a megszokott egy órát hirdeted meg, akkor ne lepődj meg, ha azt veszed észre, hogy mégiscsak elment az az egy óra.

5. Maradj a témánál

Mindenki ismeri azt a munkatársat, akinek szokása úgy magához ragadni a szót, hogy azt aztán nem engedi el. Ezt ne engedjük neki! Amikor valaki olyan dologról kezd el beszélni, ami nincs benne a napirendben, udvariasan hozzuk a tudtára, hogy ha továbbra is a saját témájáról szeretne beszélni, akkor ütemezzen be egy új megbeszélést, hiszen most mással foglalkozunk. Így profi módon válik egyértelművé, hogy ez a Te megbeszélésed, és véghez szeretnéd vinni azokat a célokat, amiért kiírtad.

...és plusz 3 tipp a HR Spirittől

Azok legyenek jelen, akiket érint és azok ne, akiket nem

Értékes idő mehet veszendőbe, ha olyanokat is meghívunk, akik nem érintettek. Ha értékesítőkről van szó, akkor még bevételkiesést is hozhat a felesleges üldögélés.

Kapcsoltasd ki a telekommunikációs eszközöket

Megcsörrenő telefon, sms-ek, besípoló jel az üzenetküldőről, egy hír gyors elolvasása észrevétlenül.... Az okostelefonok könnyen elvonják a figyelmet, csökkentik a koncentrációt és kizökkentik az embert. Érdemes kikapcsoltatni.

Készüljön a megbeszéltekről emlékeztető

Méghozzá határidőkkel, felelősökkel, amely áttekintésével a következő meeting elindul.

Figyelj arra, hogy mindenki elmondhassa a véleményét

Különösen brainstorming jellegű meetingeknél fontos, hogy mindenki valamit hozzáadjon az ötleteléshez. A találkozó vezetőjének ilyenkor az is a feladata, hogy fékezze a nagyhangúakat, és kihozza a javaslatot a visszahúzódó csoporttagokból.